Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Kapsamlı Aydınlatma Metni, Saklama Politikası ve Açık Rıza Beyanı

1 Veri Sorumlusunun ve Veri İşleyenin Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (“KMK”), 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; kişisel verileriniz, bağımsız bölüm maliki, kiracısı, intifa/oturma hakkı sahibi, aile bireyi/sakini, ziyaretçisi, çalışanı veya tedarikçisi olduğunuz Site / Apartman / Toplu Yapı / Rezidans / İş Merkezi Yönetimi (bundan böyle “Veri Sorumlusu” veya “Site Yönetimi” olarak anılacaktır) tarafından aşağıda açıklanan usul ve esaslar çerçevesinde işlenmektedir.

PlusYönetici Akıllı Tesis, Aidat ve Sakin Yönetim Platformu (“PlusYönetici ERP”) ise KVKK m.3/1-ğ kapsamında Site Yönetiminin yetkilendirdiği, verilerin güvenli elektronik ortamda barındırılması, muhasebeleştirilmesi ve sakin portalı hizmetlerinin sunulmasını sağlayan “Veri İşleyen” teknik altyapı sağlayıcısı statüsündedir. Profesyonel yönetim şirketi tarafından yönetilen tesislerde ilgili Yönetim Şirketi de kanuni yetkileri dahilinde müşterek Veri Sorumlusu / Veri İşleyen sıfatını haizdir.

2 Aydınlatma Metni Kapsamındaki İlgili Kişi Grupları

İşbu Aydınlatma Metni aşağıdaki gerçek kişi gruplarını kapsamaktadır:

• Kat Malikleri ve Hissedarlar: Tapu sicilinde bağımsız bölüm üzerinde mülkiyet, kuru mülkiyet veya paylı mülkiyet hakkı bulunan gerçek kişiler,
• Kiracılar ve İntifa/Oturma Hakkı Sahipleri: Kira sözleşmesi veya ayni hak kapsamında bağımsız bölümü fiilen kullanan gerçek kişiler,
• Bağımsız Bölüm Sakinleri: Malik veya kiracı ile birlikte aynı bağımsız bölümde ikamet eden eş, çocuk, yakın veya birlikte yaşayan kişiler,
• Ziyaretçiler, Kuryeler ve Misafirler: Sakinlerin davetiyle, QR geçiş kartıyla veya güvenlik kaydıyla tesise giriş yapan üçüncü kişiler,
• Yönetim/Denetim Kurulu Üyeleri, Personel ve Tedarikçiler: Tesisin yönetim, güvenlik, teknik bakım, temizlik ve hukuk süreçlerinde görev alan kişiler.

3 İşlenen Kişisel Veri Kategorileri ve Detaylı Envanter

PlusYönetici ERP sistemi üzerinde süreç bazlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

4 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesindeki genel ilkelere (hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma) bağlı kalınarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

1. Kat Mülkiyeti Kanunu Yükümlülüklerinin İfası: 634 sayılı KMK m.20, m.35, m.37 ve ilgili maddeleri uyarınca onaylı İşletme Projesinin uygulanması, genel kurul toplantı çağrılarının yapılması, karar defterinin tutulması ve bağımsız bölüm malik/kiracı sicilinin güncel tutulması.
2. Finansal Tahakkuk, Tahsilat ve Muhasebe Yönetimi: Eşit, arsa payı, metrekare, kişi sayısı veya petek/kalorimetre esasına göre aidat, yakıt, su ve demirbaş giderlerinin hesaplanması, tahsilat makbuzlarının düzenlenmesi, banka hesap hareketlerinin ilgili daire cari hesabıyla eşleştirilmesi.
3. Gider Paylaşımı ve Sayaç Okuma: 5627 sayılı Enerji Verimliliği Kanunu ve Merkezi Isıtma ve Sıhhi Sıcak Su Sistemlerinde Isınma ve Sıhhi Sıcak Su Giderlerinin Paylaştırılmasına İlişkin Yönetmelik uyarınca kalorimetre ve su sayaçlarının okunması ve yasal formüllere göre (%30 ortak / %70 tüketim vb.) paylaştırılması.
4. Fiziksel Güvenlik ve Geçiş Kontrolü: Site/apartman giriş-çıkışlarının kontrol altında tutulması, yabancı/yetkisiz araçların otoparka girişinin PTS ile önlenmesi, daire başına araç kotasının takip edilmesi, ziyaretçi QR kodlarının doğrulanması ve kargo paketlerinin doğru sakine teslim edilmesi.
5. İletişim, Bilgilendirme ve Duyuru Süreçleri: Borç hatırlatmaları, ödeme makbuzları, su/elektrik kesintisi, asansör bakımı, genel kurul çağrıları, acil durum uyarıları ve gelen kargo/ziyaretçi bildirimlerinin SMS, WhatsApp, E-posta veya uygulama içi bildirim kanallarıyla iletilmesi.
6. Teknik Bakım, Arıza ve Sosyal Tesis Yönetimi: Sakinler tarafından açılan arıza ve talep kayıtlarının ilgili teknisyen veya güvenlik personeline atanması, ortak sosyal alanların (havuz, spor salonu, toplantı odası vb.) kapasite ve saat kurallarına göre rezerve edilmesi.
7. Hukuki Süreçlerin ve İcra Takiplerinin Yürütülmesi: Ödenmeyen ortak gider borçları için ihtarname keşide edilmesi, icra takipleri ve davaların sözleşmeli avukatlar aracılığıyla yürütülmesi ve yasal delil yükümlülüğünün karşılanması.
8. Resmi Kurum Bildirimleri: 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu uyarınca kolluk kuvvetlerine (Emniyet / Jandarma KBS sistemi) yapılması zorunlu olan sakin bildirimlerinin yerine getirilmesi.

5 Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; PlusYönetici ERP web ve mobil uyumlu kayıt/giriş formları, Sakin Portalı üzerinden yaptığınız işlemler, yönetim ofisine ibraz edilen tapu senedi, kira kontratı, kimlik fotokopisi ve sakin bilgi formları, banka EFT/Havale/Sanal POS entegrasyonları, uzaktan veya optik sayaç okuma cihazları ve otopark plaka tanıma (LPR/PTS) kameraları aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla yahut bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

Verileriniz KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a): 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5627 sayılı Enerji Verimliliği Kanunu hükümleri.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (KVKK m.5/2-c): Yönetim Planı, Kira Sözleşmesi, Site/Tesis Kullanım Sözleşmesi ve ortak alan hizmetlerinin ifası.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç): Yöneticinin KMK m.35-38 kapsamındaki defter tutma, belge saklama, işletme projesi tebliği ve hesap verme yükümlülükleri.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (KVKK m.5/2-e): Ortak gider alacaklarının tahsili, icra takibi, dava ve savunma haklarının kullanılması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (KVKK m.5/2-f): Tesis ve otopark güvenliğinin sağlanması, dijital yönetim süreçlerinin verimli yürütülmesi.
• İlgili kişinin açık rızası (KVKK m.5/1): Yukarıdaki kanuni istisnalar dışında kalan tercihli bildirim ve iletişim faaliyetleri.

6 Kişisel Verilerin Aktarıldığı Alıcı Grupları ve Aktarım Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve sadece ilgili amacın gerektirdiği ölçüde (veri minimizasyonu ilkesiyle) aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:

• Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu ve Kat Malikleri Genel Kurulu: 634 sayılı KMK uyarınca denetim raporlarının hazırlanması, borç/alacak cetvellerinin incelenmesi ve hesap verilmesi amacıyla,
• Kat Maliki (Ev Sahibi) ve Kiracı Eşleşmesi: KMK m.20 ve m.22 uyarınca ortak gider borçlarından kat maliki ile kiracının müteselsil sorumluluğu bulunduğundan, bağımsız bölüme ait borç ve tahsilat bilgilerinin ilgili dairenin kat maliki ile paylaşılması amacıyla,
• Sözleşmeli Avukatlar ve Hukuk Büroları: Vadesi geçmiş ve ihtara rağmen ödenmeyen ortak gider borçlarının yasal takibi, arabuluculuk, icra ve dava süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,
• Bankalar, Ödeme Kuruluşları ve Mali Müşavirler: Aidat tahsilatları, Sanal POS işlemleri, banka ekstresi mutabakatları ve vergisel/muhasebesel beyannamelerin hazırlanması amacıyla,
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Kolluk kuvvetleri (Emniyet, Jandarma), Mahkemeler, İcra Müdürlükleri, Vergi Daireleri ve Belediyelerin mevzuat kapsamındaki resmi taleplerinin karşılanması amacıyla,
• İletişim ve Altyapı Hizmet Sağlayıcıları: Bilgilendirme mesajlarının iletilmesi amacıyla BTK lisanslı SMS operatörleri ve WhatsApp/E-posta bildirim servis sağlayıcılarıyla.

7 Plaka Tanıma Sistemi (PTS/LPR), Ziyaretçi QR ve Fiziksel Güvenlik Süreçleri

Tesis otoparkına giriş-çıkış güvenliğini sağlamak ve bağımsız bölümlere tahsis edilen otopark kontenjanlarını korumak amacıyla Plaka Tanıma Sistemi (PTS / LPR API) kullanılmaktadır. Sakinler tarafından sisteme kaydedilen araç plakaları, yalnızca bariyer açma yetkisinin doğrulanması ve otopark doluluk/kota kontrolü amacıyla işlenir.

Sakinlerin misafirleri için oluşturduğu Ziyaretçi QR Geçiş Kartları ve güvenlik noktalarında tutulan ziyaretçi/kargo kayıtları; tesis güvenliğinin temini ve olası adli/idari vakalarda kolluk kuvvetlerine bilgi sağlanması amacıyla sınırlı süreyle saklanır ve üçüncü şahıslarla ticari amaçla kesinlikle paylaşılmaz.

8 Finansal Şeffaflık, Borç Listeleri ve Hukuki Takip Aydınlatması

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri doğrultusunda; bağımsız bölümlere ilişkin aidat, yakıt ve demirbaş borçları yönetim ve denetim kurulu tarafından görüntülenebilir. Yasal süresi içinde ödenmeyen borçlar, yönetim kurulu kararı veya işletme projesi esaslarına göre sistem üzerinden Hukuk / İcra Takip Modülüne aktarılabilir; bu durumda ilgili bağımsız bölüm sakinine ait kimlik, iletişim ve borç dökümü bilgileri yalnızca görevlendirilen tesis avukatının erişimine açılır.

9 Veri Saklama Süreleri ve İmha (Silme / Yok Etme / Anonimleştirme) Politikası

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca muhafaza edilir; sürenin sonunda ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• Muhasebe, Aidat Tahakkuk, Tahsilat ve Defter Kayıtları: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.146-147 ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca malik/kiracı ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 (on) yıl,
• Genel Kurul Karar Defterleri ve Yönetim Planı Belgeleri: 634 sayılı KMK uyarınca tesisin hukuki varlığı devam ettiği sürece süresiz (yasal arşiv),
• Hukuki Uyuşmazlık ve İcra Dosyası Kayıtları: Dava veya icra dosyasının kesinleşerek kapanmasından itibaren 10 (on) yıl,
• Ziyaretçi Giriş-Çıkış, QR Geçiş ve Kargo Teslim Kayıtları: Kayıt tarihinden itibaren 1 (bir) yıl,
• Sistem Erişim, IP ve Oturum Güvenlik Logları: 5651 sayılı Kanun ve bilgi güvenliği standartları uyarınca 2 (iki) yıl.

10 Kişisel Verilerin Güvenliği İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

• Kriptografik Şifreleme: Kullanıcı şifreleri düz metin olarak asla tutulmaz; modern Argon2id kriptografik özetleme algoritması ile tek yönlü olarak şifrelenir.
• Rol Bazlı Erişim Kontrolü (RBAC) ve Tesis İzolasyonu: Her kullanıcı (Süper Admin, Tesis Yöneticisi, Güvenlik, Teknisyen, Avukat, Kat Maliki, Kiracı) yalnızca kendi rolüne ve kendi tesisine/dairesine tanımlı verilere erişebilir.
• Uygulama Güvenliği: Tüm formlar CSRF (Cross-Site Request Forgery) belirteçleri ile korunmakta, veritabanı sorgularında parametrik PDO Prepared Statements kullanılarak SQL Injection saldırıları engellenmekte ve çıktılar XSS filtrelemesinden geçirilmektedir.
• Kart Bilgisi Saklamama İlkesi: Online ödeme ekranlarında girilen kredi/banka kartı bilgileri PlusYönetici veritabanına kaydedilmez.

11 KVKK Madde 11 Kapsamındaki Haklarınız ve Başvuru Usulü

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Veri Sorumlusuna başvurarak;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve yapılan işlemin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,
• KVKK m.7’de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

12 Elektronik Onay ve Açık Rıza Beyanı